Gestion de projet : Qu’est-ce que la méthode Kaizen ? 

Pour optimiser les résultats et améliorer la productivité, des entreprises utilisent de bons outils afin de mieux gérer la qualité tout en minimisant les coûts. La méthode Kaizen est une approche qui tend à se démocratiser dans les entreprises pour être reconnue simple, tout à fait accessible et tellement efficace. La méthode Kaizen est plutôt un mode de fonctionnement, un état d’esprit que beaucoup d’entreprises adoptent, mais est parfaitement adapté à la vie privée pour aboutir à ses fins. Afin de mieux la maîtriser, informons-nous sur cette méthode.

La méthode de Kaizen, en quoi consiste-t-elle ?

La méthode Kaizen est née au Japon dans les années 1950. C’était dans les usines Toyota qu’elle a été essayée et adoptée et dont l’origine a été créée par Taiichi Ono pour être utilisée en Lean Management. Plus tard, en 1985, Masaaki Imai a baptisé la méthode «Kaizen» signifiant «changement» pour Kai et «meilleur» pour Zen.

Également appelée «principe d’amélioration continue», la méthode Kaizen incite à apporter des améliorations, aussi mineures qu’elles soient, pour bénéficier de grands changements au fil du temps. Il s’agit d’une approche progressive qui se distingue par une certaine douceur, sans créer de grands chamboulements pour pouvoir évoluer. La méthode Kaizen consiste donc à apporter des améliorations continuelles à la démarche pour éviter les gâchis.

Sur quels principes se repose cette méthode ?

La méthode Kaizen est sollicitée pour mieux gérer les activités qui garantissent plus de valeurs à l’entreprise et pour prévenir les gaspillages qui se traduisent par les termes suivants:

• Muda ou inutilité qui se rapporte aux activités n’apportant aucune valeur aux clients et créant un frein pour exceller
• Mura ou irrégularité qui se traduit par un parcours sporadique engendré par des activités inutiles
• Muri ou surchargé qui exprime la quantité de travail trop excessif pouvant compromettre la motivation des employés et l’usure des infrastructures.

Pour travailler avec la méthode Kaizen, quelques principes sont à adopter, à savoir:

• Opter pour l’amélioration continue sans avoir à trop se focaliser sur la perfection, car c’est ainsi que l’objectif sera atteint, de façon progressif avec des efforts
• Vouloir toujours s’améliorer et ne pas se contenter du résultat obtenu. Ce principe d’évolution progressive permet de rester concurrentiel
• Chercher la source des problèmes pour mieux les résoudre. Il serait mieux de connaître l’origine du problème pour qu’il ne devienne pas récurrent
• Ne pas attendre que la situation dégénère pour résoudre le problème. Il est plus judicieux de prendre des mesures dès qu’un problème apparaisse pour qu’il ne devienne pas plus coûteux
• Procéder par hiérarchisation pour classer les changements. Les progrès plus accessibles et moins coûteux sont à privilégier
• Travailler ensemble en exhortant toute l’équipe à participer à la recherche de la solution. Proposer des idées, donner ses avis, chaque membre de l’équipe peut le faire et ses opinions doivent être considérées.

5 techniques

Plusieurs procédés sont attribués à la méthode Kaizen. L’application de cette approche est accessible avec ces techniques qui sont fréquemment utilisées comme support de la méthode.

La technique à 5S

C’est une technique qui se concentre sur l’organisation de l’espace de travail. On cite alors le mot :

• Seiri, un mot japonais signifiant débarrasser et retirer ce qui est inutile
• Seiton qui exprime le rangement pour mettre en ordre l’espace de travail
• Seiso indiquant le mot «nettoyer» afin de rendre l’espace de travail propre
• Seiketsu impliquant l’ordre pour prévenir le désordre et garder la propreté
• Shikutse invoquant la rigueur en incitant à instaurer l’auto-discipline.

L’approche du cycle PDCA ou la roue de Deming

Il s’agit d’un plan à 4 étapes composant l’acronyme PDCA qui se traduit par:

• Plan ou planifier en identifiant l’objectif du projet et en proposant la façon avec laquelle évaluer la réussite
• Do ou développer qui mettra en œuvre le plan
• Check ou vérifier qui consiste à contrôler les tests qui ont été faits pendant la réalisation en les analysant et en recensant les détails sur lesquels on doit apporter des améliorations
• Adjust ou ajuster qui permet d’accommoder les modifications sur tout le projet.

La technique des rétrospectives

Il s’agit d’un rituel pendant lequel tous les collaborateurs se réunissent en formant un cercle et en s’exprimant à tour de rôle. Chacun fait un compte rendu sur ce à quoi il travaille, sur ses réussites et sur les problèmes qu’il a rencontré au cours de la réalisation des tâches qui lui ont été confiées.

L’approche des 5 Pourquoi

Cette technique apporte des réponses sur les 5 Pourquoi qui permettent de connaître la source des problèmes pour mieux les résoudre. Cette approche consiste à mettre 5 questions qui pourraient engendrer ces problèmes. Ces «Pourquoi» pourraient donner des réponses à:

• Un retard d’un projet
• Une qualité en baisse
• Une livraison compromise…

La méthode Kanban

Cet outil consiste à une approche visuelle sous forme de tableau. Il s’agit de la méthode du «juste à temps» qui permet de donner, de façon progressive, des informations principales au temps favorable à une bonne utilisation.