Comment la dématérialisation peut-elle optimiser la gestion des départements RH ?

Dans le domaine de la gestion des ressources humaines des entreprises, la dématérialisation gagne du terrain. Il s’agit de la substitution de documents papier par des fichiers numériques. Ces derniers sont conservés sur différents supports informatiques. Ce procédé engendre une simplification des démarches administratives et de gérance. En outre, il permet également d’optimiser le processus RH.

La dématérialisation : un signe de l’évolution de la fonction RH

La dématérialisation des procédures et documents est une réponse adéquate aux enjeux d’optimisation de la gestion des ressources humaines. Plus d’infos sur dpii-telecom.com.

En effet, il s’agit d’alléger le travail des services par l’automatisation de nombreux processus. À cela s’ajoute la dématérialisation de certaines tâches administratives. Ainsi, les nouvelles technologies ont beaucoup participé à l’évolution de la fonction.

Maintenant, dématérialiser certaines activités est considéré comme étant une véritable opportunité pour les entreprises. En effet, elle offre de multiples bénéfices à savoir :

• la réduction notable des coûts,
• la possibilité d’optimiser le temps de travail,
• l’opportunité de supprimer le papier au profit de l’électronique pour une diminution de l’empreinte écologique,
• la capacité de garder l’intégrité des données.

En outre, c’est une initiative soutenue et réglementée par l’État. Il en est ainsi de la dématérialisation des fiches de paie. Elle a été rendue possible par le Code du travail issu de la loi du 12 mai 2009. Il en est également de même pour la Déclaration Sociale Nominative ou DSN initié en 2012. Elle est obligatoire pour la plupart des employeurs depuis janvier 2017. À partir de cette année, elle permet de véhiculer les informations nécessaires au prélèvement à la source de l’impôt sur le revenu.

Les enjeux pour les entreprises

La dématérialisation est en faveur des entreprises, indépendamment de la taille et du secteur d’activités. Les documents sont accessibles partout, à n’importe quel moment et depuis n’importe quel appareil mobile. Même s’ils sont numérisés, ils représentent une valeur juridique au regard de la loi pour le salarié. Ainsi, ils restent confidentiels. Pour l’entreprise, les gains de productivité couplés avec des coûts administratifs réduits sont très positifs. Il s’agit surtout des dépenses d’achat de papier et des frais d’impression. Il en est de même pour la manipulation et le partage des données qui devient beaucoup plus facile. Tout cela représente une économie d’argent et de temps sans oublier plus d’efficacité au profit de l’entreprise.

C’est au niveau des PME que certains freins à la mise en place de la dématérialisation existent. Il s’agit surtout des coûts de l’investissement. En effet, il y a l’achat des équipements pour numériser et stocker les données. Le risque de fraude peut également se produire dans la mesure si les fichiers transitent via un réseau, mais il peut être limité par la mise en place de dispositifs de sécurité. Il peut s’agir de la signature électronique ou le système d’archivage informatique qui constituent des moyens de sécurisation efficace. Toutefois, des aides fournies par l’état sont disponibles pour les PME qui veulent opter pour la dématérialisation de leurs ressources humaines.